Die Outlook PST-Datei

Die Abkürzung "PST" kommt von Personal Store. Die Datei mit der Endung "pst" ist eine Outlook-Datenbankdatei, darin werden wichtige Daten von Outlook gespeichert. Wenn Sie also Ihre Daten und Einstellungen im Outlook sichern möchten, sichern Sie die pst-Datei.

Jedes Outlook hat seine eigene pst-Datei. Entsprechend kann eine pst-Datei immer nur von einem Outlook gleichzeitig geöffnet werden. Wenn Outlook in Verbindung mit einem Exchange-Server verwendet wird, werden die Outlook-Daten auf dem Exchange-Server gespeichert.

Das wird in der pst-Datei gespeichert:

  • E-Mails
    inkl. Eingang, Ausgang, Gesendet, Entwürfe
  • Ordner-Struktur
    inkl. aller selbst angelegten Ordner zur E-Mail-Überwachung
  • Kontakte
  • Termine
  • Aufgaben
  • Notizen
  • Journaleinträge

Nicht gespeichert werden:

  • Anpassungen an der Outlook-Leiste
  • Seiteneinstellungen, Ansichten
  • Druckereinstellungen
  • Kategorien
  • Signaturen
  • Regeln des Regel-Assistenten
  • Adressen des Persönlichen Adressbuches

pst-Datei erstellen

Bei der ersten Verwendung von Microsoft Office Outlook (also gleich nach der Installation) erstellt das Programm automatisch die pst-Datei.

pst-Datei kopieren/verschieben

Um bei einer Neuinstalltion von Microsoft Office die alte pst-Datei weiternutzen zu können, müssen Sie diese unbedingt sichern und nach der Installation in das richtige Verzeichnis verschieben. Unternehmen Sie dazu folgende Schritte:

  1. Um die Datei auf Ihrem PC zu finden, drücken Sie den Start-Button und geben im Feld Suchen folgendes ein: *.pst
  2. Kopieren Sie die Dateien outlook.pst und archive.pst auf Ihr Sicherungsmedium.
  3. Installieren Sie die neue Software (Microsoft Office oder Microsoft Outlook).
  4. Starten Sie Microsoft Office Outlook, damit die neue pst-Datei erzeugt wird.
  5. Um die neue pst-Datei auf Ihrem PC zu finden, klicken Sie auf Start und geben in Suchen folgendes ein: *.pst
  6. Benennen Sie die neue outlook.pst-Datei um.
  7. Kopieren oder verschieben Sie die gesicherten Dateien outlook.pst und archivierung.pst in das Verzeichnis mit der umbenannten  outlook.pst-Datei.
  8. Starten  Sie Outlook.
    Ihre E-Mails, Termine und Kontakte sollten alle wie vorher vorhanden sein.

pst-Datei archivieren

Die pst-Datei wird schnell sehr groß. Deshalb sollten Sie Ihr E-Mail-Postfach regelmäßig aufräumen und die Funktion AutoArchivierung nutzen.

Wählen Sie die Eigenschaften der Archivierung direkt im Outlook  unter Extras/Optionen/Weitere/AutoArchivierung.

Sie können auch direkt manuell archivieren. Wählen Sie dazu Datei/Archivieren.

pst-Datei reparieren

Für den Fall, dass die pst-Datei einmal beschädigt sein sollte und die Daten in Outlook nicht mehr richtig angezeigt werden, gibt es ein extra Tool zum Reparieren: scanpst.exe.

Um die Datei auf Ihrem PC zu finden, drücken Sie den Start-Button und geben im Feld Suchen den Dateinamen ein: scanpst.exe.

Doppelklicken Sie auf die Datei und folgen Sie dann den Anweisungen des Reparationstools.

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